by Bc - Espos.id Teknologi - Jumat, 28 Oktober 2022 - 13:30 WIB
Esposin, SOLO — Absensi mobile atau software mesin absensi kini mulai merambah hampir di seluruh perusahaan sebab kemudahan dan kepraktisannya. Absensi dengan sistem mobile ini merupakan inovasi teknologi yang diciptakan untuk membantu karyawan mencatatkan kehadiran dengan bantuan smartphone dan jaringan internet saja.
Penggunaan absensi mobile atau software mesin absensi dinilai lebih mudah dan lebih praktis dibandingkan dengan sistem manual.
Bayangkan saja, jika sebuah perusahaan dengan jumlah karyawan yang cukup besar harus mengantre di mesin fingerprint, tentu akan menyebabkan antrean yang cukup panjang. Apalagi jika masih menggunakan metode konvensional dengan kertas dan tanda tangan.
Nah, apa sih absensi mobile itu? Sebaik apakah absensi ini menggantikan posisi absensi manual? Simak ulasan berikut ini untuk mendapatkan penjelasan lebih lengkap.
Meskipun dilakukan secara online, Anda tidak perlu khawatir data yang terdapat pada sistem absensi ini tidak akan bocor, ataupun tertukar. Sebab, setiap pengguna memiliki data diri berbeda dan untuk mengaksesnya memerlukan username dan password pribadi.
Kemudahan ini membuat perusahaan beralih dari sistem absensi manual ke software mesin absensi. Tak hanya lebih mudah dan lebih praktis digunakan, proses rekapitulasi data juga lebih terjamin tingkat keakuratan dan validitasnya.
Baca Juga: Catat! Ini 9 Fitur Ini Wajib Dimiliki pada Aplikasi Absen Online
Terlebih lagi saat ini banyak banyak perusahaan mulai menerapkan sistem kerja hybrid atau bahkan kerja remote sepenuhnya dari mana saja. Sehingga absensi dengan sistem online akan sangat membantu.
Jika sudah berhasil login, maka karyawan dapat langsung mencatatkan kehadiran dengan mengklik tombol clock in. Biasanya, aplikasi ini akan menampilkan halaman selfie di mana karyawan dapat berswa foto untuk mencatatkan kehadiran mereka. Setelah itu, klik simpan maka absensi karyawan sudah berhasil dilakukan.
Sebelum pulang, karyawan juga perlu melakukan hal yang sama, namun tombol yang dipilih adalah clock out. Nantinya, data kehadiran berupa jam clock in dan clock out serta lokasi karyawan bekerja akan masuk ke dalam sistem. Data tersebut akan terlihat pada dashboard sistem kehadiran yang dikelola HRD.
Dengan kemudahan ini, absensi mobile sangat cocok digunakan di berbagai jenis perusahaan. Apalagi jika perusahaan tersebut menerapkan sistem work from home (WFH), seperti di era pandemi saat ini.
Kondisi ini menyebabkan para karyawan tidak perlu lagi untuk datang ke kantor melakukan absensi, mereka cukup melakukan absensi melalui smartphone masing-masing.
Ada beberapa manfaat lainnya yang hanya dimiliki oleh software mesin absensi, yakni :
Hal ini tentu akan sangat berguna bagi perusahaan yang menerapkan sistem work from home (WFH) di kondisi pandemi seperti ini. Termasuk juga jika ada karyawan yang sedang ditugaskan di luar, mereka tetap bisa melakukan absensi.
Baca Juga: Aplikasi Absensi Online, Solusi Efektif Mengatur Ratusan Karyawan
Hal ini tentu memudahkan pekerjaan HR. Pasalnya, HR kerap kali terhambat oleh banyaknya tugas administrasi yang membuatnya tidak fokus pada urusan karyawan yang lebih penting lagi.
Jika Anda menggunakan absensi mobile maka kesalahan seperti ini dapat dihindari karena sudah otomatis terekap oleh sistem dan hasilnya pun lebih akurat dibandingkan absen manual.
Selain itu, data jam hadir dan pulang juga lebih akurat sehingga membuat perhitungan jam kerja menjadi lebih akurat dan tidak bisa diprotes oleh karyawan. Apalagi bagi perusahaan yang menerapkan kebijakan gaji berdasar keterlambatan, maka software mesin absensi akan sangat membantu.
Dengan software mesin absensi, Anda tidak dapat melakukan kecurangan sebab setiap orang diberikan username dan password yang hanya bisa diakses oleh masing-masing pemilik akun.
Malahan ada juga yang menerapkan sistem face recognition. Absensi mobile juga menggunakan sistem penyimpanan cloud yang tentunya aman dan tidak dapat dimanipulasi.
Padahal, perusahaan pada umumnya akan membutuhkan biaya tambahan untuk pemeliharaan mesin fingerprint.
Salah satu keuntungan menggunakan Google Form adalah dapat digunakan secara gratis. Selain itu, link absensi mudah disebarkan dan hasilnya bisa dimasukkan ke Google Sheets sehingga bisa diunduh dan diolah secara lebih sederhana.
Baca Juga: Mengenal Accounting Software, 10 Manfaat Menggunakannya untuk Bisnis
Adapun langkah-langkah membuat absensi online dengan Google Form adalah sebagai berikut.
Selain itu, link absensi mudah disebarkan dan hasilnya bisa dimasukkan ke Google Sheets sehingga bisa diunduh dan diolah secara lebih sederhana.
Meskipun Google Form bersifat gratis dan mudah disebarkan, namun absensi menggunakan fitur ini juga memiliki kelemahan. Pertama, Anda harus meluangkan waktu untuk membuat forms setiap harinya dan Anda harus memasukkan data absensi ke dalam perhitungan penggajian secara manual.
Selain itu, Google Form juga sulit untuk menggambarkan kondisi absensi yang sebenarnya seperti misalnya jam berapakah karyawan benar-benar masuk kerja.
Hal ini dikarenakan karyawan hanya mengklik salah satu jam yang sudah disediakan di pilihan. Dengan kata lain, absensi dengan fitur ini masih rawan kecurangan.
Baca Juga: 8 Cara Mudah Stock Opname Inventaris Kantor
Kekurangan lainnya adalah Google Forms hanya bisa digunakan untuk kebutuhan absensi saja. Sementara jika Anda ingin menggunakan Google Forms sebagai formulir cuti, maka Anda harus membuat formulir lainnya lagi.
Sebagai gantinya, Anda bisa memilih software mesin absensi yang lebih mudah digunakan. Fitur-fitur yang digunakan juga umumnya banyak termasuk formulir cuti. Selain itu, Google Form tadi tetap memerlukan adanya perekapan secara manual, namun pada software mesin absensi, rekapitulasi absensi sudah otomatis tersedia oleh sistem.
Bagi perusahaan yang masih menggunakan absensi dengan sistem manual kini sudah saatnya beralih ke aplikasi Mekari Talenta. Sebab, aplikasi ini menggunakan Live Attendance yang sangat membantu, dibandingkan yang awalnya memakai fingerprint yang harus di-download lagi saat hendak melakukan rekapitulasi.
Dengan Live Attendance, absensi bisa ter-update secara real time sehingga mengefisiensi waktu bagi HRD saat rekonsiliasi payroll.
Aplikasi ini menawarkan proses absensi yang lebih cepat dengan hasil yang akurat. Dengan menggunakan aplikasi ini, maka Anda dapat menghemat biaya alternatif mesin sidik jari.
Anda juga dapat menghindari human error dari proses absensi manual yang sering terjadi. Tak hanya itu saja, dengan aplikasi absensi ini, kontrol absensi karyawan bisa dilakukan dari jarak jauh.
Baca Juga: Pengertian dan Fitur Absensi Online Talenta.co
Selain memiliki UI/UX yang mudah digunakan, Talenta juga memiliki fitur geo tagging dan selfie agar karyawan dapat melakukan absensi dengan GPS sehingga perusahaan dapat memantau dan mengetahui lokasi absensi karyawan saat melakukan absensi.
Anda tidak perlu lagi melakukan rekapitulasi absensi secara manual, sebab Talenta dilengkapi fitur untuk membuat laporan absensi online dan dilengkapi keterangan cuti, lembur, izin, dan keterlambatan karyawan secara ringkas.
Nah, bagi Anda yang tertarik dengan aplikasi keren ini, Anda dapat mengunjungi talenta.co untuk mendapatkan informasi lengkap dan tawaran menariknya.